Intranett og kunnskapsdeling – nøkkelen til suksess

Mange organisasjoner har i dag et eget intranett. Brukes det som et strategisk verktøy? Er det tilrettelagt for dagens teknologiske og sosiale mediehverdag? Har delingskulturen nådd organisasjonen? Inneholder intranettet det du faktisk har behov for? Blir den brukt? Fungerer den sømløst uansett hvilken enhet du kobler på? Har du tilgang til intranettet uansett hvor du er?

Gjør informasjonen tilgjengelig

Med dagens teknologi finnes det muligheter som kan løfte informasjon opp fra fagsystemer og gjøres tilgjengelig for de ansatte. Vet du hvor mange telefon-henvendelser organisasjonen har fått siste uke? Hvor mange enheter har vi solgt? Hvor mange saker har vi behandlet? Hva er aksjekursen vår akkurat nå? Hvor lang ventetid er det på sentralbordet? Ved å synliggjøre denne type forretningsinnsikt vil de ansatte kunne bruke intranettet som et verktøy og ikke bare som et oppslagsverk.

Et verktøy i hverdagen

Intranettet skal være noe de ansatte ønsker å bruke. Det skal være informativt, funksjonelt, intuitivt, raskt og effektivt og skal hjelpe dem hver eneste dag i deres arbeidssituasjon.

Generelt inneholder intranett i organisasjoner alt for mye informasjon. Den er ustrukturert og utdatert. Det har bygget seg opp over tid og systemet har blitt tungrodd og lite effektivt. Med den rette planlegging, design og plattform kan dette gjøres enklere, mer brukervennlig og intuitivt for de ansatte.

Delingskultur

Delingskulturen er viktig for framtiden. Det å kommunisere enkelt på tvers av organisasjonen bidrar til effektivitet og innovasjon. En naturlig del i et intranett med dagens teknologi er å opprette en microblogg der de ansatte kan stille spørsmål, kommentere, like, dele informasjon, laste opp bilder, dokumenter osv. Du vil få en mye mer engasjert organisasjon, slippe mye epost og få en mer effektiv hverdag. Som i mange andre sammenhenger forutsettes det at lederne går foran som gode eksempler, setter standarden og ufarliggjør det.

Motivasjon

Privat har man ikke lenger så mange sperrer på å legge ut på sosiale medier. I en arbeidssituasjon kan det være annerledes. Det er derfor viktig å motivere folk til å delta. Noen har f.eks. premiering for å få folk til å engasjere seg. Jeg tror imidlertid at engasjementet automatisk vil øke hvis folk føler litt eierskap til intranettet.

Ansattundersøkelser er derfor viktig, for å kartlegge hva slags informasjon de ansatte egentlig ønsker å ha tilgjengelig på intranettet og hvilke funksjoner man ønsker å bruke mest. På den måten sikrer man at man tilrettelegger for bruken.

Et senter for samhandling

Intranettet bør være et senter for all kommunikasjon, sosial interaksjon og samarbeid innad i organisasjonen. Det vil derfor være behov for på en enkel måte å synliggjøre innholdet i intranettet for de ansatte. Det bør også være mulighet for å personalisere intranettet slik at du ser det du er interessert i for din arbeidssituasjon.

Hva bør være med?

Naturlige elementer som bør være med kan være nyheter, microblogg, automatiske nøkkeltall, produktark, maler, bildearkiv, dokumentarkiv, personalhåndbok, retningslinjer, dokumentasjon, timeregistrering, telefonlister, organisasjonskart, kursportal, prosjektverktøy, møterombooking, kalender, tilgang til fagsystemer, sosiale medier og ikke minst en avansert søkemotor. I tillegg kan man ha spørreundersøkelser, funksjon for å sende forslag til forbedringer osv.

Med en åpen plattform i bunnen vil man også kunne integrere eksterne tjenester og gjøre intranettet enda mer attraktivt.

Ta bort synsing

Ofte er det mest synsing om hvordan intranettet fungerer. Ved å utnytte innsikt over hvor mye og hvordan de ansatte bruker intranettet, kan man få tall som bekrefter eller avkrefter synsingen. Ved hjelp av verktøy som Google Analytics kan man få fram statistikker over adferden til de som bruker intranettet og basert på disse kan man gjøre justeringer i designen etter hvert og flytte fram de mest brukte funksjonene.

Med alt dette på plass og presentert med en tiltalende design og struktur vil dette medføre en delingskultur som organisasjonen er avhengig av for framtiden……men husk å tenke gjennom hva dere ønsker å ha der og gjør det enkelt!